Вопрос “Как выбрать кассу” не совсем правильный. Как и при покупке любого другого оборудования надо идти последовательно: Задачи - Программное решение – Модели оборудования. Если вы уже работаете в какой-то программе (например 1С) правильным вопросом будет — “Как выбрать кассу для работы с 1С”. Список наиболее подходящих моделей вам даст программист, уже из него вы выберете лучшую модель.
Какие бывают кассы?
Я выделю три вида касс: Смарт-терминалы, фискальные регистраторы, автономные кассы.
Смарт-терминалы: всё включено
Смарт-терминалы объединяют в себе функции кассового аппарата и полноценной POS-системы, что делает их мощным инструментом для бизнеса. Такой терминал может принимать оплату по банковским картам, работать с бонусами и скидками, а также легко интегрироваться с CRM-системами и товароучетными программами.
Эти устройства оснащены сенсорными экранами, что упрощает их использование. Важно, что смарт-терминалы поддерживают работу с ЕГАИС и маркировкой товаров, что обязательно для торговли алкоголем и табаком.
Кому подойдёт: смарт-терминалы идеальны для ресторанов, кафе и магазинов с большим ассортиментом. Они также подходят для тех, кто работает с алкоголем и другими маркированными товарами.
+ Компактные
+ Многофункциональные
+ Простые в работе
- Не быстрые
- Нельзя настроить процесс продаж “Под себя”
Касса и компьютер на базе Android в одном небольшом корпусе. Сейчас такие кассы — стандарт для работы в небольшом магазине.
Фискальные регистраторы
Как работает фискальный регистратор?
Всё начинается с фискализации. Каждый раз, когда вы продаёте товар или услугу, информация об этой операции передаётся на фискальный накопитель (ФН) — своего рода "черный ящик" вашей кассы, который хранит данные о продажах. И тут важный момент: без этого устройства работа вашей кассы в России просто нелегальна.
После записи данных ФН передаёт информацию оператору фискальных данных (ОФД), который в свою очередь доставляет её в налоговую. Всё просто: ваш бизнес в порядке, налоговая довольна, клиенты получают чеки, и вы не заморачиваетесь.
Для чего вам нужен фискальный регистратор?
Если вы принимаете платежи от клиентов, наличные или безналичные, то без ФР вам никуда. Этот регистратор обеспечивает прозрачность и законность каждой вашей продажи, а значит, защищает вас от штрафов. Он гарантирует, что всё, что продано, зарегистрировано и передано в налоговые органы.
Почему стоит подумать об этом серьёзно?
- Соответствие закону: без ФР ваши продажи — нарушение закона. И это не шутки.
- Удобство учёта: фискальный регистратор сам всё считает и передаёт, автоматизация всегда упрощает жизнь.
- Интеграция: современные модели работают в связке с товароучетными и POS-системами, что только упрощает работу бизнеса.
Как выбрать правильный регистратор?
Тут стоит подумать о том, как он будет интегрироваться с вашей существующей системой. Нужен ли вам ОФД, или хотите автономное решение? Уверены, что устройство поддерживает ваш софт? Какие дополнительные функции вам нужны? Важно всё: скорость печати, качество, надёжность.
+ Очень быстрые
+ Исключительно надежные
+ Легкие
+ Просто отремонтировать
- Требуют внешний ПК и программу кассира на нем
Аналог принтера чеков, только с фискальной функцией. Незаменимы при больших объемах продаж.
Автономные кассы: простота и надежность
Автономные кассы представляют собой устройства, которые могут работать без подключения к интернету. Это делает их идеальными для небольших торговых точек или киосков, где интернет-связь может быть нестабильной. Эти кассы не требуют постоянной передачи данных оператору фискальных данных (ОФД) в режиме реального времени, что может упростить работу.
Однако есть и минусы. Автономные кассы ограничены в своих функциях. Например, они могут не поддерживать работу с большим количеством товарных позиций или с системой скидок. Кроме того, они не могут интегрироваться с облачными учетными системами. Если вы планируете масштабировать бизнес или у вас большой оборот товаров, автономная касса может стать неудобной.
Когда подходит: такие кассы хороши для предпринимателей, ведущих бизнес в малых торговых точках, где нет необходимости в большом функционале — например, киоски, небольшие магазины с ограниченным ассортиментом.
+ Надежные
+ Работают при отрицательных температурах и других сложных условиях
+ Сразу после включения готовы пробивать чеки
- С трудом отвечают современным требованиям к кассам.
Главная сложность автономных касс — как занести в них базу товаров и потом выбрать нужный товар при продаже. Сейчас они успешно используются в “нишевых” видах деятельности. Из моей практики: приемка металлолома и прачечная. Их объединяет одно: товарная база из пары десятков позиций, никаких скидок или отчетов.
В 2024 в производстве остались практически две модели автономных касс: Атол-91Ф и Меркурий-185Ф.
Как выбрать наиболее подходящий вид кассы?
Как я уже говорил, в 2024 фактически стандартом для небольших магазинов стал смарт-терминал.
Фискальный регистратор + ПК будет более подходящем решением:
- Проходимость. Если у вас бывают очереди на кассе, то ваш выбор фискальный регистратор + компьютер, причем достаточно мощный.
- Номенклатура. Если товарная база, с которой надо активно работать при продаже, более 2-3 тыс. позиций, то требуется компьютер.
- Нестандартные настройки. Если у вас есть необычные акции для покупателя, сложное начисление бонусов продавцам, то минимальный функционал смарт-терминала вам не подойдет.
- Приватность. Почти все смарт-терминалы работают в облаке. Конечно, все разработчики облачного ПО гарантируют сохранность ваших данных, но ... Если вам есть, что скрывать – ваш выбор ПК, “Толстая” программа кассира и ФР.
- Количество торгового оборудования. Если кроме кассы и сканера вам нужен ещё и принтер этикеток, принтер для печати накладных, подключенные весы, дисплей покупателя – вам нужен обычный ПК.
- Если вы работаете с юридическими лицами. Чтобы выписать накладные нужен нормальный ПК.
- Надежность. Фискальные регистраторы редко ломаются и легче всего чинятся. А компьютер и все остальное железо в налоговой не регистрируются и его можно быстро заменить.
Смарт- терминал будет лучше, чем ФР, если:
- У вас нет своих сотрудников, чтобы администрировать ПК и программу, то вам предпочтительнее смарт терминал. В нем нет сложных настроек, а поставщик ПО часто оказывает техническую поддержку конечному пользователю.
- У вас небольшой магазин, то смарт-терминал займет мало места и можно будет купить модель со встроенным эквайрингом.
- В магазине плохое электроснабжение или требуется постоянная работа от аккумулятора.
Автономную кассу сейчас лучше не покупать
Однако она будет лучше, если
- Требуется работа в экстремальных условиях: на холоде, влажности или если есть риск уронить кассу.
- Нужно быстро пробить чек сразу после включения. Прочие кассы будут загружаться пару минут.
Подведем итог
Когда вы выбираете онлайн-кассу, важно учитывать несколько ключевых факторов:
- Во-первых, касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ, что означает, что она обязана передавать данные в ФНС через ОФД.
- Второе, обратите внимание на тип кассы — для стационарных магазинов лучше подойдёт стационарная касса, а для курьеров и мобильных точек — мобильный вариант. Если вы ИП или ООО, вам придётся заключить договор на обслуживание кассы и зарегистрировать её в ФНС через личный кабинет. Некоторые кассы уже имеют возможность интеграции с приложениями для управления заказами и доставки, что упрощает процессы.
Заполните форму и наши специалисты свяжутся с вами!