Нужна ли онлайн-касса и кому

Правовая основа перехода на онлайн-кассы

Переход компаний и индивидуальных предпринимателей на онлайн-кассы был обусловлен изменениями, внесенными в Федеральный закон № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ”. Суть изменений сводилась к тому, чтобы заменить кассы старого образца новыми, работающими онлайн. В статье 1 Закон определяет контрольно-кассовую технику как устройство, оснащенное фискальным накопителем и передающее информацию о расчетах в налоговую через оператора фискальных данных. Это означает, что Закон больше не допускает использование бизнесом касс старого формата, не имеющих данные характеристики. 

Таким образом, законодатель сделал важный шаг к автоматизации процесса расчетов, но при этом поставил перед компаниями и ИП непростую задачу - перейти на новую систему, подразумевающую серьезные финансовые затраты. Однако Законом было предусмотрено постепенное введение онлайн-касс в бизнесе. И хотя большинство предпринимателей перешли на новые кассы уже с 1 июля 2017 года, тем не менее Закон № 54-ФЗ предполагал ряд исключений. Сегодня практически все компании и ИП, реализующие продукты и услуги, при осуществлении расчетов с потребителями используют современные онлайн-кассы.

Суть онлайн-кассы и ее отличие от кассы старого образца

Выше было сказано о важной особенности новой кассы, отличающей ее от кассы старого образца, а именно: наличии фискального накопителя, устанавливаемого внутри устройства. Фискальный накопитель появился взамен ЭКЛЗ (аббревиатура расшифровывается как электронная контрольная лента защищенная). Как и ЭКЛЗ, фискальный накопитель представляет собой маленький чип, который хранит фискальные данные. Однако, в отличие от ленты, показания которой регулярно сдавались в налоговую дистанционно, фискальный накопитель автоматически передает сведения о расчетах в ФНС непосредственно в момент осуществления этих самых расчетов. Данный процесс возможен за счет подключения онлайн-кассы к бесперебойному стационарному или мобильном интернету. 

Передача фискальной информации осуществляется через оператора фискальных данных, являющимся своеобразным посредником между онлайн-кассой и налоговым органом. Такими операторами выступают федеральные компании, на которых возложены функции сбора и шифрования фискальных документов, поступающих от пользователей для последующего направления в органы ФНС. 

Вся фискальная информация в виде документов, формируемых онлайн-кассой, поступают оператору, который, в свою очередь, направляет всю информацию в налоговую. Пользователю приходит уведомление о том, что чеки получены и отправлены в контролирующий орган. Таким образом, владельцу бизнеса больше не нужно посещать ФНС лично, подача отчетности становится полностью автоматизированной. При этом налоговые органы в любой момент могут проверить достоверность сведений, поскольку информация о расчетах надежно хранится оператором. 

Фискальный накопитель имеет ограниченный срок использования и подлежит замене через 13, 15 или 36 месяцев.

Итак, можно выделить следующие особенности использования онлайн-кассы, отличающие ее от кассы старого образца:

• Подключение кассы к стационарному или мобильному интернету;
• Наличие внутри кассы фискального накопителя, сохраняющего информацию о расчетах;
• Онлайн-передача кассой сведений в налоговую через оператора фискальных данных.

Виды онлайн-касс

Современные онлайн-кассы представлены всевозможными моделями, выбор конкретного устройства зависит от характера торговли, а также определяется личным удобством пользователя. Среди видов касс можно выделить следующие: 

• Фискальные регистраторы. Не имеют собственного интерфейса, подключаются к компьютеру или смартфону, на который устанавливается кассовое программное обеспечение. 
• Автономные кассы. Подходят для малого бизнеса с небольшим количеством товарных позиций. Такие устройства компактные и удобные в использовании, однако имеют ограниченные функции.
• Мобильные кассы. Оптимальный вариант для тех, кто осуществляет выездную торговлю, а также компаний со своей курьерской службой. Мобильные онлайн-кассы работают от аккумулятора, без подключения к электропитанию, что делает их удобными в использовании.
• Смарт-терминалы. Это, пожалуй, самый удобный и многофункциональный вид касс. Внешне смарт-терминал напоминает планшет, имеет свой графический интерфейс и возможность работать от WI-FI или мобильного интернета. К такой кассе можно подключить и другие устройства, например, 2D сканер, что особенно актуально для предпринимателей, продающих маркированные товары. Также смарт-терминал ведет товароучет, что значительно упрощает работу пользователя.

С чего начать работу с новой кассой?

Переход пользователей на онлайн-кассы предполагает совершение ими ряда необходимых действий, а именно:

1. Приобрести новую онлайн-кассу или же, если технически старое кассовое устройство позволяет, заменить ЭКЛЗ фискальным накопителем и установить обновленное программное обеспечение.
2. Приобрести электронную подпись. Наличие у пользователя подписи необходимо для выполнения следующих шагов.
   
3. Снять с учета в органах ФНС кассу старого образца. В случае замены электронной ленты накопителем кассу тоже нужно снять с учета.
4. Заключить договор с оператором фискальных данных. Поставить на учет в налоговой новую приобретенную кассу.
5. Подключить кассу к стационрарному или мобильному интернету для работы онлайн.
6. Зарегистрировать новую кассу у оператора фискальных данных. Сделать это можно в личном кабинете оператора.

После выполнения всех вышеуказанных шагов можно начинать работу с онлайн-кассой.

Всегда ли необходима онлайн-касса?

Изменения, внесенные в Закон № 54-ФЗ, закрепили обязанность компаний и ИП использовать онлайн-кассы. Массовый переход бизнеса на новые устройства начался 1 июля 2017 года и уже через два года к 1 июля 2019 практически все предприниматели использовали онлайн-кассы. Однако сегодня Закон (ст. 2 Закона № 54-ФЗ) все-таки разрешает определенным категориям бизнеса осуществлять расчеты без применения ККТ, например:

• При продаже продукции на бумаге в газетных киосках, если доля такой продукции в товарообороте не менее 50%;
• При продаже товаров на ярмарках, выставках и розничных рынках;
• При обеспечением питанием в школах и других учебных заведениях общеобразовательного типа;
• При разносной торговле, за исключением продажи товаров, подлежащих обязательной маркировке;
• При продаже мороженого в киосках, а также питьевой воды, молока и безалкогольных напитков на розлив;
• При продаже продовольственных товаров из автоцистерн;
• При продаже вразвал сезонных овощей и фруктов;

• При оказании услуг по ремонту и окраске обуви, а также по изготовлению металлических ключей;
• При оказании услуг по приему у граждан стеклотары;
• При сдаче индивидуальными предпринимателями в аренду жилых помещений, находящихся у них в собственности;
• При оказании услуг нянями и сиделками;
• При розничной торговле бахилами;
• При оказании услуг носильщиками на вокзалах и в аэропортах;
• При продаже товаров народного промысла;
• При оказании услуг по вспашке земледельческих участков.

Также от применения онлайн-касс освобождены самозанятые и ИП, применяющие налог на профессиональный доход. 

Таким образом, если владелец бизнеса занимается реализацией каких-либо товаров или услуг из вышеперечисленного перечня, то онлайн-касса ему не нужна. Пользователь вправе осуществлять расчеты с применением ККТ, однако, закон такой прямой обязанности за ним не закрепляет. Во всех остальных случаях компании и ИП обязаны использовать онлайн-кассы в соответствии с требованиями Закона 54-ФЗ.

Следует также отметить, что организации и ИП, находящиеся в труднодоступных и отдаленных местностях, вправе не применять при осуществлении расчетов ККТ. Статус отдаленности и труднодоступности присваивается населенным пунктам органом власти субъекта РФ.

Чеки онлайн-кассы: реквизиты, порядок формирования и отправки в ФНС

Закон № 54-ФЗ предъявляет строгие требования к чекам, формируемым онлайн-кассой. Структура такого чека сложная и предполагает 20 обязательных реквизитов, среди которых, например, наименование самого документа, его порядковый номер в течение смены, название организации или фамилия ИП, реализующих товар или услугу, их ИНН и применяемая ими система налогообложения, дата и место осуществления платежа, точно время, а также фамилия кассира. С 1 февраля 2021 года в онлайн-чеке в обязательном порядке должны быть указаны наименование и количество продаваемого товара, то есть номенклатура. 

Кроме того, онлайн-чек должен содержать регистрационный номер самой кассы, указание на модель накопителя, фискальный признак документа, а также сайт оператора, на котором можно проверить достоверность этого чека. Все это обеспечивает прозрачность отчетности перед налоговой и потребителями.

Производитель онлайн-касс предусмотрел техническую возможность печати на чеке QR-кода, в котором зашифрована информация о реализуемом продукте. С помощью данной опции покупатель может через мобильное приложение получить всю необходимую ему информацию о реализованном товаре или услуге. 

Онлайн-касса формирует чек в печатном и электронном виде. Печатный вариант выдается покупателю, электронный - автоматически направляется оператору для последующей отправки в ФНС. Если же продажа товара осуществляется через интернет, то продавец обязан направить чек на электронную почту, указанную покупателем.

Ответственность за неиспользование онлайн-кассы

Ответственность за неиспользование онлайн-кассы или использование с нарушением предусмотрена ст. 14.5 Кодексом об административных нарушениях. Так, неприменение ККТ при осуществлении расчетов влечет наложение штрафа в размере не менее 10 000 рублей для ИП и не менее 30 000 рублей для организации. 

Если же контролирующим органом повторно обнаружен факт нарушения, указанный выше, при этом сумма всех произведенных расчетов составила более 1 млн. рублей, ИП и организация обязаны приостановить свою деятельность на срок до 9 суток.

Данной нормой предусмотрена административная ответственность не только за отсутствие кассы, но и за использование ККТ с нарушением. Например, если владелец бизнеса не перерегистрировал кассу, это может повлечь предупреждение или наложение штрафа от 1 500 до 3 000 рублей для ИП и от 5 000 до 10 000 рублей для организации.