Переход на поэкземплярный учет: кто обязан, что делать и как не сорвать продажи
Хотите, чтобы всё работало правильно?
С 1 сентября 2025 года бизнес, работающий с маркированной продукцией, обязан перейти на поэкземплярный учет. Это значит, что каждая единица товара должна отслеживаться по уникальному коду, от приемки до вывода из оборота.
В статье рассмотрены важные шаги перехода, требования, необходимые технологии и как помочь бизнесу подготовиться к этому процессу, минимизируя риски и соблюдая требования законодательства.
1. Что такое поэкземплярный учет
С 1 сентября 2025 года бизнес, работающий с маркировкой товаров, обязан перейти на поэкземплярный учет. Это значит: каждая единица товара должна отслеживаться по уникальному коду — от приемки до вывода из оборота.
Если раньше использовался объемно сортовой учет, где учитывались только GTIN и количество, теперь важно отслеживать движение каждой единицы товара в системе маркировки «Честный Знак». Это требование введено постановлением правительства и связано с усилением контроля над товарооборотом.
Вводится поэкземплярный учет для большинства товарных групп, включая молочную продукцию со сроком хранения, табак, обувь, одежду, безалкогольные напитки и другие категории.
2. Кого коснется переход
Переход касается всех участников оборота маркированной продукции:
- Розничной торговли (включая магазины, которые продают через кассу);
- Оптовых компаний, дистрибьюторов;
- Интернет-магазинов и маркетплейсов;
- Производителей молочной продукции и других товаров, которые подлежат обязательной маркировке;
- Компаний, использующих транспортную и потребительскую упаковку при хранении и доставке товаров.
Если вы работаете с продукцией со сроком хранения, ваша компания должна быть зарегистрирована в системе маркировки «Честный Знак» и передавать данные в информационную систему по каждому коду.
3. Почему нельзя тянуть до сентября
Уже с июня 2025 года проверяют процессы передачи данных в системе, а с 1 сентября 2025 — за несоблюдение требований предусмотрены санкции.
Поэкземплярный учет требует:
- настройки электронного документооборота (УПД — универсальный передаточный документ);
- учета каждой единицы товара по коду маркировки;
- передачи информации в информационную систему «Честный Знак»;
- согласия на обработку персональных данных при оформлении документации;
- электронной подписи для подписания УПД и других документов.
4. Что понадобится для работы
Для поэкземплярного учета потребуются:
- ТСД (терминал сбора данных) с поддержкой работы с маркировкой — например, K3S-2 или Атол Smart Prime;
- Программное обеспечение, такое как DataMobile, которое поддерживает функции для ведения учета товаров, подконтрольных системе «Честный ЗНАК»;
- Активация лицензий и настройка обмена с 1С;
- Регистрация в системе маркировки «Честный Знак»;
- Настройка электронного документооборота и формирование универсальных передаточных документов;
- Учет срока годности и срока хранения при приемке и продаже товаров.
Все действия должны быть подтверждены электронной подписью и согласованы с требованиями законодательства.
5. Что делаем
- Проводим аудит процессов учета и работы с маркировкой;
- Настраиваем ТСД, ПО, регистрацию в системе и передаточные документы;
- Подключаем электронную подпись и электронный документооборот;
- Интегрируем 1С с «Честным Знаком», включая отслеживание GTIN и количества, срока хранения и потребительской упаковки;
- Проводим обучение и сопровождаем внедрение;
- Обеспечиваем поддержку в обработке персональных данных и в настройке универсальных передаточных документов.
Подберем, настроим, подключим — без сбоев и задержек.
Заключение
Переход к поэкземплярному учету — не формальность, а обязательное требование. Он меняет все: от сроков приемки до вывода из оборота, от форматов отчетности до согласия на обработку персональных данных. Нужно подготовиться заранее.
