Счета-фактуры: с 1 апреля 2025 года старый формат не примут. Как избежать налоговых проблем и штрафов?
Старый формат больше не работает — ФНС начнёт блокировать документы. Хотите проверить, всё ли у вас настроено?
Представьте: вы отправляете счёт-фактуру клиенту, а через минуту получаете отказ. Документ не принят, покупатель ждёт, продажи зависли. Именно так может начаться 1 апреля 2025 года, если не подготовиться заранее.
С 1 апреля ФНС России перестаёт принимать электронные счета-фактуры и УПД по старому формату (приложение №2). Остаётся только новый формат (приложение №1 к приказу № ЕД-7-26/970@ от 19 декабря 2023 г.). Это не формальность, а жёсткое требование: документы по старым правилам налоговая просто не примет. А значит, вы столкнётесь с:
- отказом в приёме НДС к вычету;
- задержками поставок и проблемами с контрагентами;
- лишними вопросами и проверками от ФНС.
Проще говоря, использовать старый формат после 1 апреля — всё равно, что отгрузить товар без накладных.
Что конкретно изменится для бизнеса?
Сейчас можно отправлять счета-фактуры и УПД двумя способами: старым и новым. Но с апреля останется только новый. Любой документ, выставленный после 1 апреля по старому формату, будет считаться недействительным, а значит, появятся серьёзные сложности:
- нельзя будет учесть НДС по этим документам;
- возникнут проблемы с контрагентами и задержки в работе;
- ФНС будет задавать лишние вопросы и, возможно, начнёт дополнительные проверки.
Проще говоря, использовать старый формат после 1 апреля — всё равно, что отправить товар покупателю без документов.
Как быть с документами, выставленными до 1 апреля?
Хорошая новость: если вы начали обмен документами до 1 апреля, завершать его разрешено по старым правилам. Главное — дата отправки, которую фиксирует оператор ЭДО. Если документ ушёл до полуночи 31 марта, то проблем не будет, даже если партнёр получит его уже в апреле.
Что нужно сделать прямо сейчас?
Чтобы не попасть в ситуацию «документы отправили, а налоговая их забраковала», вот что советуют сделать специалисты уже сегодня:
- Убедиться, что ваш оператор ЭДО работает с новым форматом (возможно, потребуется обновление программ или ПО кассы);
- Предупредить контрагентов и проверить их готовность к новому формату (иначе ваши документы могут застрять);
- Провести тестовую отправку документов в новом формате до наступления апреля (лучше выявить ошибки заранее).
Мы поможем промаркировать остатки!
И самое главное — не тяните до последнего. Ситуация, когда 1 апреля вы окажетесь без возможности отправить счёт-фактуру, не самая приятная. Лучше сейчас потратить пару часов на подготовку, чем потом недели на разбор ошибок.
Подробности о новом формате — в официальном приказе ФНС.
