Электронные перевозочные документы стали обязательными с 1 сентября 2026 года

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Для большинства коммерческих автомобильных перевозок транспортная накладная должна обязательно оформляться в электронном виде. Кроме того, расширяется перечень ЭПД (электронных транспортных документов), которые передаются через государственную информационную систему - ГИС ЭПД.

Эти изменения касаются организаций разного масштаба: от небольших компаний и ИП до крупных участников логистической отрасли.

Переход на цифровой документооборот становится важной частью автоматизации логистики и затрагивает не только оформление электронных перевозочных документов, но и их передачу, отслеживание, подписание, учет и хранение.

Электронный обмен документами позволяет организациям сокращать объем ручного ввода и быстрее обмениваться необходимыми данными с партнерами.

На основании Федерального закона №140-ФЗ от 07.06.2025 года, все участники грузоперевозок должны оформлять документы в электронном виде. В обновленной редакции Устава автомобильного транспорта закреплено, что транспортная накладная формируется как электронный документ, если конкретная ситуация не отнесена Минтрансом к исключениям.

В перечень входят:

• ЭТрН (электронные транспортные накладные)
• Заявки/Заказы на перевозку
• Транспортные железнодорожные накладные
• Грузовые накладные для авиаперевозок
• Поручение экспедитору
• Экспедиторские и складские расписки
• Путевой лист
• Договор фрахтования

Чтобы работать с ЭТрН, компании обязаны подключить официальный сервис 1С-ЭПД, в нем поддерживаются и другие документы из списка.

Формат электронных документов утверждает ФНС (Федеральная налоговая служба).

Электронный формат позволяет вести учет в единой цифровой среде, а автоматическое формирование документов и передача данных помогают сократить время на обработку.

При этом переход на ЭДО не обозначает полный отказ от бумажных носителей.

В отдельных случаях предусмотрены исключения, поэтому компаниям нужно заранее уточнить, какие формы документов и способы их оформления применяются именно в их ситуации.

Кого коснутся новые требования

Новые требования распространяются на всех участников перевозочного процесса, которые участвуют в документообороте:

• Грузоотправитель
• Перевозчик
• Водитель
• Грузополучатель

Для каждого сотрудника - свои обязанности, поэтому руководителю организации важно заранее распределить работу и определить зоны ответственности.

В зависимости от роли сотрудника меняется и набор действий: кто-то формирует документ, кто-то принимает груз, а кто-то подтверждает факт доставки.

При этом, каждый участник перевозки формирует и подписывает предусмотренную именно для его роли часть (титул) перевозочного электронного документа. В ЭТрН последовательно фиксируется сведения о грузе, его приеме, всех изменениях и передаче груза получателю.

Таким образом, электронная накладная сопровождает перевозку на разных этапах и позволяет фиксировать действия участников перевозочного процесса, проверять статус в реальном времени.

Для подписания ЭПД требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП), в зависимости от используемого решения, также может применяться мобильное приложение на смартфоне.

Если водитель использует телефон или смартфон для работы с документами, то нужно заранее проверить наличие доступа к сервису, корректность данных и возможность подписывать документ непосредственно во время маршрута, в условиях ограниченного времени.

При работе с ЭТрН происходит непрерывный обмен статусами: как только начинается рейс, отправляется уведомление и предприятия получают автоматические подтверждения, выстраивается прозрачная цепочка документооборота, а данные передаются напрямую в контролирующие органы.

Сроки применения и переходный период

Применение ЭТрН станет обязательным с 1.09.2026. Официального переходного периода законом не установлено, но до 1.03.2027 инспектор может ограничиться устным замечанием по своему усмотрению.

Штрафы за нарушения

При несоблюдении требований ФЗ налагаются штрафы:

Поэтому важно не просто перейти на электронный формат, а обеспечить корректное оформление и передачу документов на каждом этапе перевозки.

Что нужно сделать уже сейчас

• выбрать оператора и заключить договор;
• настроить интеграцию с учетной системой (например, с 1С);
• проверить актуальные форматы ЭПД;
• настроить КЭП;
• удостовериться в наличии машиночитаемой формы доверенности (МЧД)
• сверить данные водителей и транспорта;
• провести тестовые перевозки;
• обучить водителей и сотрудников;
• проверить взаимодействие с контрагентами;
• определить порядок исправления ошибок;
• закрепить ответственных за ЭДО;
• проверить хранение файлов и резервный сценарий.

Чем раньше компания начнет подготовку, тем больше времени останется на проверку настроек, исправление ошибок и обучение участников процесса до окончания переходного периода в марте.

Если хотя бы по одному из пунктов у вас нет четкого ответа, систему стоит проверить до начала обязательной работы. Мы проконсультируем по всем интересующим вопросам и поможем вам провести проверку готовности систем.