Как мы автоматизировали ресторан с помощью iiko: кейс от ГК МАСТ

Проблемы до автоматизации

До внедрения iiko ресторан сталкивался с рядом проблем: запутанные процессы учета на складе, отсутствие контроля за персоналом и недоработки в управлении финансами. Все это приводило к снижению эффективности и потерям.

Шаг 1: Централизованный прием и обработка заказов

Первым делом мы автоматизировали процесс приема заказов. До этого заказы обрабатывались вручную, что часто приводило к ошибкам. Мы настроили систему iiko так, чтобы все заказы — с касс, мобильных приложений и сайта — автоматически поступали на рабочие станции кухни. Это сократило время обработки заказов и уменьшило количество ошибок. Официанты теперь могут вносить заказы прямо с телефона, используя удобный интерфейс iiko, что делает процесс еще быстрее и минимизирует вероятность ошибок.

Шаг 2: Автоматизация складского учета

Складской учет — одна из самых сложных задач в ресторане. До внедрения iiko многие процессы велись вручную, что вело к недостачам и излишкам. С iiko мы автоматизировали весь процесс:

• Учет остатков и списание продуктов: iiko автоматически списывает продукты по мере приготовления блюд. Это позволяет точно отслеживать, сколько ингредиентов осталось, и своевременно пополнять запасы.
• Ускорение инвентаризации: Инвентаризация теперь проводится быстро и точно. Система сравнивает фактические остатки с данными в базе, выявляя расхождения и позволяя вовремя корректировать учет.
• Прогнозирование спроса: iiko использует данные о прошлых продажах для прогнозирования будущего спроса. Это помогает ресторанам лучше планировать закупки и избегать ситуаций, когда нужных продуктов нет в наличии.

Шаг 3: Контроль за работой персонала

Для эффективного управления персоналом мы внедрили учет рабочего времени и автоматизацию мотивации сотрудников. Система iiko позволяет:

• Автоматически начислять зарплаты и бонусы: Расчет зарплат происходит на основе данных о рабочем времени и выполнении KPI. Это стимулирует сотрудников к более продуктивной работе и облегчает задачу бухгалтерии.
• Прозрачность для сотрудников: Каждый сотрудник может видеть свою производительность в реальном времени, что повышает ответственность.
• Контроль опасных операций: iiko помогает отслеживать и предотвращать потенциально опасные операции, такие как отмена пречека и удаление отпечатанных позиций заказа. Эти действия могут указывать на злоупотребления или ошибки, и система помогает вовремя выявить их и принять меры​.

Шаг 4: Взаимодействие с ЕГАИС

Интеграция с ЕГАИС — обязательный элемент для всех ресторанов, продающих алкоголь.

• Работа с ЕГАИС: Система автоматически фиксирует все закупки алкоголя, отправляет данные в ЕГАИС и поддерживает актуальность отчетности. Это значит, что при закупке алкогольной продукции информация о каждой партии сразу же передается в ЕГАИС через iiko. В системе предусмотрена возможность загрузки и обработки накладных, поступивших от поставщиков. Если накладная не будет обработана в течение трех дней, продажи алкоголя придется приостановить.
• Поддержка изменений в законодательстве: iiko своевременно обновляется в соответствии с новыми требованиями законодательства, что позволяет ресторану не беспокоиться о соответствии нормам ЕГАИС. Это особенно важно в условиях частых изменений и доработок со стороны государства.

Новый процесс заказа

1. Приход гостя и создание заказа

Когда гость входит в ресторан, его встречает хостес и провожает к столу. Официант, используя мобильное приложение iikoWaiter на смартфоне или планшете, принимает заказ прямо за столом. Это решение позволяет избежать необходимости записывать заказы на бумаге и потом переносить их в систему — все происходит мгновенно, без лишних шагов и с минимальной вероятностью ошибок​.

2. Автоматическая передача заказа на кухню

Как только заказ внесен в систему через iikoFront, он мгновенно передается на кухню с распределением по станциям — горячее идет к повару, напитки к бармену. Важный момент: здесь используется модуль iikoSousChef, который отслеживает каждый этап приготовления. Повар видит заказ на кухонном экране и сразу приступает к его выполнению. Это значительно ускоряет процесс, устраняя задержки и улучшая координацию между кухней и залом​.

3. Приготовление и контроль

В реальном времени iiko отслеживает процесс приготовления блюд. Если где-то происходит задержка, менеджер получает уведомление и может оперативно вмешаться. Это позволяет не только улучшить скорость обслуживания, но и поддерживать высокое качество блюд, так как все этапы приготовления тщательно контролируются.

4. Подача блюда и расчет

Когда блюдо готово, повар отмечает его в системе iiko, и официант получает уведомление на свой мобильный девайс, что заказ можно подавать. Гостю не приходится долго ждать, а официант всегда знает, когда блюдо готово к подаче.

После того как гости закончили трапезу, официант с помощью того же iikoFront формирует и приносит им счет. Система автоматически применяет накопленные бонусы или скидки, если гость участвует в программе лояльности. Процесс оплаты также может быть выполнен через мобильное устройство, что делает его еще более удобным для гостей​.

5. Уход гостя и завершение заказа

После оплаты счет автоматически передается в бухгалтерию, где фиксируется выручка. В это же время система списывает использованные ингредиенты со склада и отправляет информацию о проданных алкогольных напитках в ЕГАИС, если это требуется. Таким образом, весь процесс от прихода гостя до его ухода становится максимально прозрачным и автоматизированным, что снижает вероятность ошибок и улучшает контроль над всеми аспектами работы ресторана.

Результаты

В результате внедрения iiko ресторан не только повысил эффективность своей работы, но и значительно улучшил контроль над всеми аспектами ведения бизнеса:

• Уменьшение потерь на складе: Благодаря автоматическому списанию и точному учету остатков, ресторан избежал проблем с недостачами и излишками, а прогнозирование спроса позволило оптимизировать закупки.
• Улучшение финансового контроля: Теперь владелец ресторана имеет полный контроль над всеми финансовыми потоками, может быстро реагировать на любые изменения в работе и оптимизировать расходы.
• Соответствие требованиям законодательства: Интеграция с ЕГАИС позволила автоматизировать все процессы, связанные с учетом алкоголя, и избежать штрафов за несоответствие требованиям.

Этот кейс показывает, как комплексная автоматизация с помощью iiko помогает ресторану не просто решить текущие проблемы, но и выйти на новый уровень управления и контроля. В результате ресторан стал работать более слаженно, повысил свою прибыльность и удовлетворенность клиентов.