Как настроить выгрузку данных из iiko в 1С

• Подготовка данных
• Настройка выгрузки в 1С
• Работа с бухгалтерскими категориями
• Настройка складов
• Контрагенты и единицы измерения

Подготовка данных

Прежде чем приступить к выгрузке данных из iiko в 1С, нужно убедиться, что вся информация в системе приведена в порядок и готова к передаче. Это ключевой момент, так как некорректные или несопоставленные данные могут привести к ошибкам в бухгалтерском учёте.

1. Сопоставление номенклатуры.

   Важно, чтобы все товары и блюда, зарегистрированные в iiko, соответствовали тем позициям, которые уже заведены в 1С. Например, если в iiko один товар зарегистрирован под одним наименованием, а в 1С под другим — это может вызвать дублирование записей или некорректное отображение остатков. Сопоставление можно сделать вручную, вручную сопоставив каждый товар с аналогичной позицией в 1С, либо с помощью автоматических инструментов, если они есть в системе.

2. Контрагенты и склады.

   Все контрагенты (поставщики и покупатели) в iiko должны иметь аналогичные записи в 1С. Чаще всего контрагенты сопоставляются по уникальным идентификаторам, таким как ИНН или КПП. Склады в iiko также должны быть синхронизированы с аналогичными складами в 1С, чтобы данные по остаткам и перемещениям корректно передавались между системами.

3. Корректность учётных данных.

   Прежде чем начинать выгрузку, важно провести проверку всех записей в iiko: проверить наличие дублей, некорректных записей и отсутствующих данных. Это поможет избежать ошибок при интеграции и обеспечит правильность данных, которые будут переданы в 1С.

Настройка выгрузки в 1С

Для того чтобы выгрузка данных из iiko в 1С прошла успешно, требуется правильно настроить параметры выгрузки.

1. Получение данных из iiko.

   В 1С установите специальную обработку, которая позволит системе получать данные из iiko. Убедитесь, что все подключённые модули работают правильно, и программа может принимать данные из внешней системы. После установки обработка запрашивает данные из iiko для последующего сопоставления с тем, что уже занесено в 1С.

Нужна помощь с Iiko?
Заполните форму и наш специалист поможет вам!
Как настроить выгрузку данных из iiko в 1С
Формат номера: +7 / 8
Я согласен на обработку персональных данных
Отправить

2. Сопоставление данных.

   На этом этапе вы заполняете таблицы сопоставления, связывая данные из iiko с существующими записями в 1С. Например, товары и контрагенты должны быть сопоставлены по идентификаторам, а склады и финансовые документы — по соответствующим категориям.

3. Сохранение сопоставления.

   После того как данные сопоставлены, обязательно сохраните изменения, чтобы при следующей выгрузке они были автоматически применены. Это позволит упростить процесс в будущем и избежать повторного ввода тех же данных вручную.

Работа с бухгалтерскими категориями

Теперь нужно выбрать, в каком виде данные будут загружаться в 1С — свёрнуто или развернуто.

1. Свёрнутый учёт.

   Если у вас нет необходимости в детальном учёте по каждому товару, можно выбрать свёрнутый вариант выгрузки. Все товары будут отображаться как одна позиция номенклатуры, что упрощает учёт, но теряет детализацию.

2. Развернутый учёт.

   Этот вариант подходит, если вам важно, чтобы каждая единица номенклатуры из iiko отображалась в 1С как отдельная позиция. Это обеспечит точный учёт каждого товара, его движений и остатков. Для этого на этапе сопоставления нужно установить точные связи между каждой позицией в iiko и её аналогом в 1С.

Развернутый учёт требует больше времени на настройку, но обеспечивает более детализированные данные, что будет полезно для точного учёта запасов и их движения между складами.

Настройка складов

Если всё настроить правильно, вы забудете об ошибках с остатками и перемещениями товаров. Это не просто шаг в процессе выгрузки данных из iiko в 1С, а основа для чёткой и бесперебойной работы без лишней путаницы.

1. Сопоставление складов в iiko и 1С

   В iiko может быть несколько складов (например, основной склад, бар, кухня и т.д.), и каждый из них должен быть связан с аналогичным складом в 1С. Это позволяет корректно передавать информацию о перемещениях и остатках товаров. Например, если в iiko на одном складе числятся остатки товара, а в 1С этот склад не сопоставлен, данные просто не будут переданы, что может привести к нарушению учёта.

2. Фильтрация складов для выгрузки

   В некоторых случаях вам может не понадобиться выгружать данные со всех складов, особенно если определённые склады используются для внутреннего учёта, который не отражается в 1С. Например, если в iiko ведётся учёт мелких складов, которые не актуальны для бухгалтерии, их можно исключить из процесса выгрузки. В настройках 1С вы можете выбрать, какие склады нужно загружать, а какие исключить.

3. Контроль данных по складам

   После сопоставления складов и настройки фильтрации нужно провести проверку: все ли данные по складам корректно выгружаются в 1С. Для этого рекомендуется сначала выполнить тестовую выгрузку и проверить, все ли склады отражены правильно и нет ли расхождений в остатках. Это особенно важно, если вы ведёте раздельный учёт по разным точкам или подразделениям.

Контрагенты и единицы измерения

Правильное сопоставление контрагентов и единиц измерения — это ключ к успешной передаче данных между iiko и 1С. Оно гарантирует, что все документы по закупкам, продажам и учёту товаров будут корректно переданы без сбоев и недоразумений. Один раз настроив этот процесс, можно избежать дублирования данных и ошибок в бухгалтерии.

Сопоставление контрагентов

Контрагенты — это поставщики и покупатели, которые участвуют в операциях вашего бизнеса. Чтобы данные о контрагентах корректно выгружались из iiko в 1С, необходимо настроить сопоставление контрагентов. Чаще всего это делается по ИНН или КПП — уникальным идентификаторам юридических лиц. Если данные о контрагенте отсутствуют в 1С, программа может предложить создать нового контрагента автоматически.

• Автоматическое сопоставление: Если в обеих системах контрагенты зарегистрированы с одинаковыми ИНН, выгрузка данных пройдёт без проблем. Однако, если в одной из систем есть разночтения (например, разница в написании названия компании), необходимо будет провести ручное сопоставление.
• Создание новых контрагентов: Если контрагент отсутствует в базе 1С, его можно добавить вручную или автоматически через функцию создания нового контрагента. Это упрощает процесс и исключает необходимость двойного ввода данных.

Сопоставление единиц измерения

В iiko и 1С могут использоваться разные единицы измерения для учёта товаров. Например, в iiko товар может быть учтён в литрах, а в 1С — в штуках. Чтобы данные передавались корректно, необходимо правильно сопоставить единицы измерения между системами.

• Автоматическое сопоставление единиц:

В некоторых случаях единицы измерения могут быть сопоставлены автоматически. Например, граммы, литры и штуки, как правило, определяются одинаково в обеих системах.

• Создание новых единиц измерения:

Если в одной из систем используется нестандартная единица измерения (например, килограмм вместо граммов), можно создать новую единицу измерения в 1С или скорректировать данные в iiko.

Обработка ошибок в сопоставлении

Если единицы измерения или контрагенты не сопоставлены корректно, это может привести к ошибкам при выгрузке данных. Например, в случае неправильного сопоставления единиц измерения данные по количеству товаров могут быть искажены. После выполнения сопоставления обязательно проверьте данные для исключения таких ошибок.

Завершение процесса выгрузки

Завершение процесса выгрузки данных из iiko в 1С включает в себя финальную проверку всех настроек и данных, а также возможность автоматизации процесса.

1. Проверка корректности данных

   После того как все настройки были выполнены, а данные сопоставлены, рекомендуется провести тестовую выгрузку данных. Это позволит убедиться, что все товары, контрагенты и склады правильно выгружаются и отображаются в 1С. На этом этапе важно проверить, нет ли ошибок или расхождений в остатках и перемещениях товаров.

2. Автоматизация процесса выгрузки

   После успешной тестовой выгрузки можно настроить автоматическую выгрузку данных. Это упростит процесс синхронизации между iiko и 1С, исключив необходимость ручного вмешательства. Выгрузка может выполняться по расписанию — например, ежедневно в определённое время, что обеспечит актуальность данных в обеих системах.

3. Регулярное обновление данных

   Чтобы избежать сбоев и ошибок в будущем, важно регулярно обновлять данные и следить за тем, чтобы все сопоставления оставались актуальными. Особенно это касается новых контрагентов, складов и товаров, которые добавляются в iiko или 1С в процессе работы. Регулярное обновление настроек и проверка данных поможет избежать проблем с выгрузкой в будущем.

Настроив выгрузку из iiko в 1С один раз, вы значительно сэкономите время и силы. Всё будет автоматом передаваться, без ошибок и дублирования. Главное — следите за актуальностью настроек, и тогда учёт станет проще и прозрачнее.